Состав и структура оцифрованного массива
В электронный вид переведены документы постоянного срока хранения. В цифровой массив вошли дела администрации, приказы, протоколы, а также похозяйственные книги и иные учетные и управленческие материалы. Дополнительно были созданы электронные копии обложек дел, оборотов листов со всеми рукописными записями и отметками, а также листов-заверителей при наличии на них текстовой информации. Такой подход обеспечивает сохранение не только содержания документов, но и всей сопроводительной структуры архивного дела.
Эталонное качество цифровых копий
В состав оцифрованного массива вошли материалы крупного формата до 2А0. Значительная часть единиц хранения требовала расшивки перед сканированием и последующей сшивки с контролем листажа, что позволило корректно воспроизвести структуру архивных дел в цифровой среде. Сканирование выполнялось в цветном режиме с оптическим разрешением не менее 400 dpi. Обеспечена читаемость всех элементов документов — рукописных пометок, подписей, печатей, штампов и иных отметок. Контроль качества на всех этапах исключал пропуски страниц и искажения изображений.
Подготовка массива к эксплуатации в АИС
Проект включал индексирование электронных образов и подготовку массива к работе в информационной системе заказчика. Файлы формировались в структурированной модели хранения с отражением архивного шифра в наименованиях. Выполнена загрузка электронного информационного ресурса и базы данных в АИС «ЭЛАР-Архив», что обеспечило доступ пользователей к документам в электронном читальном зале.
В контексте системной цифровизации
Архив города Севастополя хранит более 750 тысяч фондов, включая документы дореволюционного периода; самое раннее бумажное дело датируется концом XVIII века. Реализованный проект стал частью системной работы по переводу архивного наследия региона в цифровую среду и расширению возможностей его использования. Так, за последние 5 лет при помощи специалистов ЭЛАР архивисты Севастополя перевели в цифровой формат более 1,5 млн. листов архивных документов постоянного срока хранения.
ЭЛАР: технологическая платформа цифровых архивов
ЭЛАР — российский разработчик и интегратор решений в области оцифровки, управления и долговременного хранения документов и данных. Программно-аппаратные комплексы и сервисы компании применяются в проектах федерального и регионального уровня, в том числе в органах государственной власти, архивах и крупных инфраструктурных организациях. Решения ЭЛАР формируют единый технологический контур, обеспечивающий полный цикл работы с документами — от создания электронных копий до их использования в цифровых информационных системах и надёжного хранения.
