ОТЭКО, один из крупнейших частных инвесторов в портово-промышленную инфраструктуру Юга России, поделилась опытом цифровизации процессов рекрутмента. Благодаря внедрению решения «Поток Рекрутмент», компания сократила сроки закрытия вакансий на 36%, а также сэкономила 30,5% на рекрутинговых расходах.
Основной задачей стало ускорение и упрощение процесса найма, повышение качества подбора и обеспечение прозрачной аналитики для эффективного взаимодействия с бизнесом. До внедрения работа с кандидатами велась через Excel-таблицы, а коммуникация с заказчиками происходила по e-mail, WhatsApp или телефону – что приводило к потере данных и низкой управляемости процесса.
В штате компании более 10 000 сотрудников, ежемесячно принимается до 200 новых работников. Подбор делится на массовый и точечный – по 8 рекрутеров на каждое направление. При этом даже при массовом найме требуются квалифицированные специалисты: например, докеры должны иметь не ниже третьего разряда, стропальщики – четвертый, с подтверждением удостоверений. Для поиска кандидатов используются площадки HeadHunter, Авито, соцсети (Telegram, ВКонтакте), реферальная программа и наружная реклама.
Изменения после внедрения «Поток Рекрутмента»
С внедрением системы был полностью изменён процесс найма – от создания заявки до проверки кандидатов службой безопасности. Теперь около 90% заказчиков самостоятельно оформляют заявки во внутренней системе, которая интегрирована с «Поток Рекрутментом». После согласования заявка автоматически передаётся рекрутерам, что экономит время и делает процесс прозрачным.
Интеграция с HeadHunter и Avito позволяет обрабатывать все отклики в одном окне, без переключения между платформами. Система автоматически отправляет кандидатам ответы – либо приглашение, либо отказ, что повысило индекс вежливости.
В системе можно выстраивать воронки по определенным вакансиям и отслеживать прохождение кандидатов по всем ее этапам. Заказчикам и HR доступна полная статистика, которая показывает, на каких этапах возникают сложности. Например, всегда можно вовремя понять, в каких случаях рекрутер недостаточно эффективно работает с кандидатами при телефонном звонке или не отрабатывает возражения – все это отражается в низком количестве приглашенных на собеседование.
Специально под бизнес-процессы компании воронка подбора дополнилась еще одним этапом – «Медкомиссия». При переходе на этот этап кандидаты автоматически получают направление на медкомиссию, где все необходимые данные по соискателю уже заполнены. Система автоматически формирует направление на основе имеющейся информации о кандидате, что экономит время и снижает вероятность ошибок.
Гибкая аналитика и обратная связь
Благодаря интеграции с Yandex DataLens стало возможным детально анализировать каждый этап воронки: от числа откликов до выхода кандидата на работу. Компания может видеть, где возникают «узкие места», и принимать конкретные меры – например, корректировать условия найма, если много кандидатов отказываются из-за зарплаты.
Модуль опросов позволяет собирать обратную связь от кандидатов и заказчиков. Ежемесячно результаты обсуждаются с командой рекрутеров и влияют на их оценку. Такой подход помогает совершенствовать процесс подбора и делать его более комфортным.
Интеграция службы безопасности
После внедрения «Поток Рекрутмент» проверка кандидатов службой безопасности стала полностью автоматической. Кандидату направляется ссылка на анкету через SMS, WhatsApp или e-mail. Анкета разработана специально для ОТЭКО и учитывает, как общие требования законодательства, так и особенности конкретных профессий – например, наличие морских удостоверений. После заполнения данные поступают в систему, а служба безопасности присваивает статус кандидата. Это исключает потери информации, ускоряет процесс и снижает риски подделки документов.
Обратная связь через модуль опросов
Для оценки качества подбора и взаимодействия внедрен модуль «Опросы». Компания собирает обратную связь от финальных кандидатов, заказчиков и соискателей, прошедших собеседование. Опрашивают как комфорт общения с руководителем, так и оценку работы рекрутера. Результаты ежемесячно анализируются и влияют на оценку эффективности HR-команды, что помогает совершенствовать процесс найма.
Результаты внедрения
«После внедрения «Поток Рекрутмента» изменились подход и логика работы с подбором персонала в компании. Теперь все этапы воронки – от заявки до трудоустройства – полностью оцифрованы, прозрачны и интегрированы со специализированными информационными системами. В результате затраты на рекрутинг и сроки подбора в ОТЭКО снизились на треть. При этом значительно сократилось время как на согласование кандидатов, так и на их проверку дирекцией по безопасности. Также мы видим, на каком этапе и почему «теряются» кандидаты. Благодаря этому мы можем оценить реальную производительность каждого рекрутера и улучшаем качество взаимодействия с внутренними заказчиками», – прокомментировала Жанна Александрова, руководитель управления подбора и адаптации персонала компании ОТЭКО.
«Автоматизация рекрутинга помогает оптимизировать процессы подбора, когда в компании есть административный, массовый и точечный подбор. Это освободит рекрутеров от рутинных задач, отнимающих в среднем 2-3 рабочих часа в день, и позволяет компании быстро найти лучших кандидатов», – отметил Максим Королев, руководитель направления «Подбор» HR-Tech-компании «Поток».
