С помощью системы «Архивное дело» в Ростовской области автоматизированы все задачи, которые необходимо решать архиву: комплектование, учет, хранение, использование материалов, проверка наличия и технического состояния документов и дел, обеспечение юридической значимости на протяжении долговременного хранения (в том числе для документов, подписанных электронной подписью), выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и ряд других. Кроме этого, «Архивное дело» поддерживает работу экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) и предоставляет распределенный доступ к материалам через модуль «Читальный зал». В единую систему «Архивное дело» включено более 100 организаций, являющихся участниками межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО».
Система обеспечивает выгрузку данных из системы «ДЕЛО», являющейся базовой платформой для цифровизации документных процессов в органах власти и местного самоуправления региона, а также в подведомственных организациях. За время использования «Архивного дела» от исполнительных органов и муниципальных образований на хранение поступило около 420 тысяч документов. В базе данных хранятсяэлектронные документы (подлинники) постоянного и временного сроков хранения, а также цифровые копии, полученные в результате сканирования документов, созданных на бумажных носителях. В системе работает 1200 сотрудников. На сегодняшний день это одна из крупнейших в России региональных архивных баз – как по количеству пользователей, так и по объемам хранимых данных.
Обеспечение технологической независимости и минимизация рисков, к которым может привести работа с проприетарным ПО зарубежных вендоров, сегодня является одной из наиболее актуальных целей цифровизации госуправления. В рамках решения этой задачи состоялся перевод системы «Архивное дело» в полностью импортонезависимую среду. В качестве операционной системы выбрана ОС Альт компании «Базальт СПО», в качестве СУБД – Postgres Pro компании Postgres Professional (обе системы являются полностью российскими и включены в Реестр отечественного ПО). Миграция в новую среду заняла минимальное время – простой системы был незначителен и практически не помешал стабильной работе сотрудников.
Перевод архива на полностью отечественный софт является только первым шагом региона в рамках импортозамещения. На 2023 год также запланирована миграция системы «ДЕЛО» на отечественную СУБД и переход мобильных клиентов для работы с электронными документами на российскую мобильную ОС «Аврора».
