В эпоху стремительной цифровой трансформации системы электронного документооборота просто обязаны в первых рядах отвечать на вызовы времени и быть в авангарде технологий работы с документами. Очередное обновление системы «Дело» компании ЭОС, одной из самых популярных в России СЭД, учитывает последние изменения в российском законодательстве, предоставляет пользователям дополнительные инструменты для ежедневной работы и удобного взаимодействия с системой. Больше операций с объектами за единицу времени, улучшение пользовательского опыта, новые модули, функции, инструменты персонализации, интеграции и многое другое – все это вы получите в версии 25.3.
Среди наиболее интересных и полезных новшеств – обработка «цифровых поручений», модуль взаимодействия с ГИС «Платформа ЦХЭД», новый объект «Досье», поддержка работы с МЧД, появление «хранилища удаленных РК» с возможностью их восстановления и много других изменений в функциях, интерфейсе, справочниках, карточках, настройках, а также оптимизация привычных операций и сценариев обработки документов, проектов документов и резолюций. Кроме того, список поддерживаемого СЭД «Дело» системного ПО пополнился российской СУБД Tantor.
Инициативы государства: цифровые поручения, МЧД, взаимодействие с ЦХЭД и ПОС
Единое информационное пространство ГосЭДО, которое формируется в нашей стране, главной целью имеет повышение эффективности работы с документами и в целом качества деятельности чиновничьего аппарата, а цифровизация процессов документооборота является его ключевым инструментом. В рамках этого осуществляется переход на работу с «цифровыми поручениями» (ЦП) Правительства РФ, поступающими в электронном виде по системе МЭДО. В системе «Дело» 25.3 реализована возможность работы с цифровыми поручениями (для этого необходим дополнительный модуль для СЭД «Дело» – «Цифровые поручения»). Новая версия поддерживает прием и обработку, подготовку и направление докладов по цифровым поручениям, а сами поручения представлены в виде набора РК с особыми типами связок. Также реализована визуализация ЦП в формате PDF.
«Модуль взаимодействия с ГИС «Платформа ЦХЭД» – еще одна новая опция, созданная для интеграции локальной СЭД с подсистемой «Облачный архив» ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов»» (ЦХЭД), входящей в систему ГосЭДО. Реализована передача в ЦХЭД описей и номенклатуры дел, а также передача документов по МЭДО.
Машиночитаемые доверенности (МЧД), аналоги доверенностей на бумажном носителе, заверенные квалифицированной ЭП руководителя организации, все чаще используются в электронном документообороте. В обновленной системе «Дело» появился новый модуль «Машиночитаемая доверенность». Он обеспечивает интеграцию с реестровой информационной системой оператора МЧД, загрузку в СЭД сведений об МЧД, управление этими сведениями и привязкой МЧД к должностным лицам из справочника «Подразделения». Модуль отвечает за применение МЧД в системе «Дело» – оснащение документов сведениями о доверенности при подписании файлов УКЭП, проверку МЧД и полномочий, отображение сведений об МЧД.
Изменения также затронули и «Модуль интеграции с ПОС». Он переведен на версию видов сведений 1.4.0 СМЭВ. Среди других улучшений – переход на трехуровневый классификатор, реализация получения и загрузки в систему оценок заявителей по сообщениям/обращениям ПОС, добавление визуализации обращения в формате PDF.
Вместо пухлых папок: «Досье» — новый объект системы «Дело»
Досье – с этим словом прочно ассоциируются толстые папки, наполненные разнородным контентом – документами, фотографиями, вырезками из газет и другими материалами, объединенными общей персоной, организацией, проектом, вопросом. Уровнем выше находятся подборки файлов, сохраняемые на ПК в папках – их проще хранить, но с внутренней систематизацией, поиском нужной информации и установкой взаимосвязей между элементами содержимого есть проблемы. Цифровая трансформация предполагает, что вместо пухлых бумагохранилищ и многочисленных папок с файлами появляются более удобные цифровые досье. В новой версии в кабинетах СЭД «Дело» реализована такая возможность. Появилась папка «Досье», она состоит из регистрационной карточки (РКДС), которая является основной для данного объекта, а также документов и проектов. В досье можно формировать подборки, просматривать связанные материалы, видеть истории работы с документом и согласования проекта. Созданные досье регистрируются и получают номера, по ним возможен поиск и быстрый поиск. На досье, созданное пользователем, можно давать права другим сотрудникам и пересылать.
Кроме появления «Досье», в личных папках пользователя произошли и другие изменения. Появилась возможность создавать вложенные папки (папки в папках) и перемещать записи между личными папками.
Удобно, быстро, эффективно: изменения в работе с РК, РКПД, резолюциями
В работе с карточками документов и проектов произошли изменения, полезные как для простых пользователей, так и для специалистов подразделений ДОУ. В частности, в «Новой РКПД» стали доступны комбинации горячих клавиш. Появились операции, облегчающие подготовку и регистрацию РК/РКПД Сопроводительного документа и Типового ответа. В такие РК/РКПД могут копироваться часть реквизитов из исходной РК и автоматически прикрепляется файл документа, созданного по заданному шаблону. Эта операция значительно ускоряет подготовку однотипных писем.
Сотрудники, отвечающие за контроль, получили новые инструменты, позволяющие быстрее работать с резолюциями. Появились новые групповые операции для резолюций, а для периодических оптимизирована процедура их постановки на ежемесячный и ежеквартальный контроль. Кроме этого, реализовано автоматическое продление плановых дат ветки нижестоящих поручений при продлении даты вышестоящего.
В РК входящих документов и писем граждан появился новый основной реквизит «Дата получения». Он является важным в ситуациях, когда время поступления документа в организацию имеет правовые последствия.
Обычные пользователи СЭД различных должностных групп в обновленной системе «Дело» могут экономить больше времени за счет нового функционала и улучшений, сделанных по итогам эксплуатации системы в предыдущих версиях. Так, в подсистеме «Оповещения и уведомления» появились индивидуальные подписки пользователя на оповещения через E-mail и Push о событиях с конкретным объектом. Объектами подписки являются РКПД и поручения. Событиями, запускающие оповещение – окончание визирования проекта документа, его подписание либо не подписание, создание новой версии, регистрация документа на основе проекта, исполнение поручения.
В «Новой РКПД» реализована возможность подписывающему редактировать PDF-файл с типом «Основной» в РКПД со статусом «На подписи». Для случая, когда пользователь, создающий РКПД, является и исполнителем, и подписывающим, добавлена упрощенная процедура подписания проекта документа, исключающая лишние действия.
«Умное» удаление регистрационных карточек
В предыдущих версиях при удалении регистрационной карточки документа производилось полное и мгновенное удаление данных о документе из базы данных системы «Дело» без возможности восстановления. Теперь эта процедура выглядит иначе: первоначально РК удаляется логически, и в течение установленного времени можно восстановить ее со всеми данными. С этой целью реализован механизм отправки логически удаленных карточек на временное хранение до вынесения решения об их окончательном (физическом) удалении/восстановлении. «Хранилище удаленных РК» содержит список логически удаленных РК, для которых еще не закончился установленный срок хранения. Окончательное уничтожение карточек проводится через фоновую задачу «ФЗ физического удаления логически удаленных РК». Операции логического удаления, восстановления и физического удаления РК протоколируются.
Справочники, печатные формы, протоколирование
Справочники системы претерпели изменения, связанные с поддержкой работы с МЧД, «Досье» и другими новшествами. Так, появилась привязка машиночитаемых доверенностей к должностным лицам, новые права «Восстановление РК» и «Работа с МЧД», права пользователя, связанные с объектом «Досье». Кроме этого, добавлена возможность устанавливать групповые даты смены пароля (важно для обеспечения безопасности работы в СЭД). В справочнике «Подразделения» теперь можно прикреплять изображение (логотип) к карточке элемента (подразделения или должностного лица).
В редакторе печатных форм реализован новый функционал. В частности, расширен набор реквизитов организации пользователя, выполнившего печать. Теперь включать в печатную форму можно название организации (полное и сокращенное), дополнительные реквизиты, логотип (в том числе подразделения) и примечание. Кроме этого, произведены улучшения качества работы редактора печатных форм, увеличена скорость формирования ПФ, появились новые печатные формы.
Серьезно расширено протоколирование – добавлены операции, ранее не включаемые в протоколы, в том числе блокирование пользователя системой при превышении лимита попыток входа с неверным паролем.
…и это далеко не все!
Обновления и доработки в версии 25.3 не исчерпываются описанными в данном материале. Есть и другие изменения функционального плана, в названиях операций, содержании справочников, интерфейсе. В частности, страницы web-интерфейса модуля «Буфер электронных сообщений» переведены на технологии «ЭОС Платформы». Изменились название и интерфейс функции «Опись дел» (теперь – «Описи», также на «ЭОС Платформе»). Появилась возможность готовить приемо-сдаточные описи структурного подразделения для электронных документов.
С полной информацией об отличиях СЭД «Дело» 25.3 от предыдущей версии можно ознакомиться в документации, размещенной в специальном разделе нашего сайта. Кроме того, о новых возможностях системы мы будем рассказывать на наших вебинарах и тематических конференциях. Следите за новостями на сайте ЭОС и в социальных сетях.
ВНИМАНИЕ! Начиная с СЭД «Дело» 25.3, поддерживается только одно API: GraphQL. Пожалуйста, учитывайте эту информацию при разработке прикладных решений, отчетов, фоновых задач и других разработок, использующих API системы «Дело».
