ГКУ РК «Государственный архив Республики Крым» и корпорация ЭЛАР ведут совместную работу по оцифровке фондов и созданию электронного архива с 2015 года. На хранении в архиве более 1 миллиона дел, поэтому перевод информации в электронный вид осуществляется поэтапно. В учреждении отмечают, что проекты направлены на расширение и облегчение доступа к документам Архивного фонда, обеспечение сохранности подлинников путем вывода их из оборота и предоставление доступа к электронному фонду пользования, упрощение предоставления государственных услуг.
В рамках текущего этапа по оцифровке электронные копии были созданы для 392 единиц хранения — специалистами Корпорации были оцифрованы архивные дела за период с 1944 по 1961 и с 1966 по 1970 года. В их составе, в частности, разрешения на строительство, на ввод в эксплуатацию, акты экспертиз с чертежами, генеральные планы, схемы, протоколы заседаний межведомственной комиссии, градостроительного совета.
Особенность массива состоит в том, что основная часть документов выполнена на разноформатных листах форматом от менее А4 до А1. Каждое дело содержит до 250 листов, в том числе, с нестандартными большеформатными вкладками, материалами на кальке и папирусной бумаге. При этом сами дела — ветхие, сшиты и оформлены в твердые обложки.
Перед процессом сканирования специалистами ЭЛАР производилась расшивка отдельных дел, в тех случаях, когда сканирование было невозможно без потери части текста в переплете, также поврежденные и порванные в переплете листы подлежали предварительной реставрации. Далее бережная бесконтактная оцифровка ветхих документов осуществлялась на профессиональных планетарных сканерах, что уберегло архивные документы от любых новых повреждений. Полученные изображения были обработаны, проиндексированы и загружены в созданную ранее систему АИС ЭЛАР-архив. Работа по наполнение электронной базы Государственного архива Республики Крым будет продолжаться.
