Ранее рабочие процессы по взаимодействию с клиентами и поставщиками не были автоматизированы: в организации не использовали программы ведения учета, такие как «1С:Управление торговлей». В связи с этим не были налажены оптимизация работы склада, а также обмен информацией между отделами продаж и закупок.
За помощью руководство организации обратилось в компанию «ГЭНДАЛЬФ», которая является крупнейшим в ЮФО франчайзи фирмы «1С».
Проанализировав вместе с подрядчиком проблемы и потребности компании, руководители пришли к выводу, что, помимо стандартной автоматизации учета, необходимо выполнить несколько доработок. Для удобного использования изображений, остатков, резервов и цен требовалась информативная форма справочника номенклатуры и доработанный документ «Заказ клиента». Также необходимо было сделать нетиповой документ «Заявка на закупку» и функционал по контролю возврата оригиналов документов. Требовалась доработка отчетов по взаиморасчетам с клиентами и поставщиками. Кроме того, у заказчика был запрос использовать возможность создания отчета «Дни рождения контактных лиц партнеров».
После переговоров с подрядчиком были определены этапы внедрения и дальнейшего сопровождения. Для решения наших проблем выбрали два продукта: «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия 8» (редакции 3.0).
Автоматизация учета в компании «АГРОПОСТАВКИ» происходила согласно утвержденным этапам. Сначала была выработана стратегия начального ввода и загрузки данных. Затем специалисты занялись построением архитектуры доступа к рабочим базам, а также синхронизировали «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерию 8» и провели начальную настройку учета. Сотрудники прошли обучение по работе в новых базах. После специалисты выполнили все необходимые доработки.
В результате:
- Все системы учета в действии, все отчетные формы в актуальном состоянии.
- Программы учета настроены, загружены необходимые справочники.
- Разработаны все необходимые печатные формы для работы с клиентами.
- Нет необходимости дублировать данные в двух базах, так как они синхронизированы.
- Отчет по дням рождения контактных лиц контрагентов помогает повысить лояльность клиентов.
- Благодаря автоматизации обработка заказов покупателей стала намного быстрее и удобнее, появилась возможность систематизировать управленческий учет. Также сократилось время обработки данных, так как нет необходимости вручную дублировать данные в нескольких базах. Мы замечаем, что лояльность клиентов повышается, - говорит генеральный директор ООО «АГРОПОСТАВКИ» Юлия Тороп.
