О средствах оптимизации внутрикорпоративных процессов. Рассказала Elisa

Первая часть мероприятия была посвящена возможностям виртуальных конференций для корпоративных коммуникаций. Как отметила представитель компании Elisa Наталья Позднякова, виртуальные конференции могут выступать инструментом для проведений встреч, совещаний, презентаций, тренингов и семинаров (так называемых вебинаров), а также использоваться для организации совместной работы над документами в режиме реального времени. При этом, так как реализуется возможность удалённой работы, организация получает экономию времени и средств на транспортные, командировочные, организационные расходы и затраты на междугороднюю связь. Организация встречи возможна в любое удобное для участников время, даже при условии географической удалённости друг от друга. Всё это работает на повышение эффективности внешних и внутренних бизнес-процессов.

Компания Elisa предлагает решение по организации виртуальных конференций от двух производителей: Cisco WebEx и Microsoft Live Meeting. Одна лицензия MS Live Meeting стоит 15 евро в месяц, при этом минимальный пакет включает 5 лицензий. Решение Cisco WebEx стоит 66 евро в месяц и не имеет ограничения по минимальному количеству лицензий. «Что немаловажно, участникам не обязательно иметь лицензию на данный продукт, достаточно, чтобы лицензия была у организатора», – отмечает Наталья Позднякова.

В число возможностей этих программ входит показ презентаций, документов и приложений с возможностью совместной работы над ними и выкладывания файлов в общий доступ, удалённый доступ к чужому компьютеру – например, для удалённой настройки, передача и просмотр видеоизображения в режиме реального времени, запись и воспроизведение мероприятия. Обратная связь с аудиторией осуществляется за счёт реализации аудио- и видеосвязи. При этом также доступно общение в текстовом чате, даже в режиме просмотра презентации. Инструмент Whiteboard предоставляет возможность делать записи, рисунки, пометки, как и на обычной доске. В ходе конференции или по её итогам можно проводить опрос, голосование или тестирование.

Данная веб-конференция проводилась при помощи решения Cisco WebEx, и участникам была предоставлена возможность протестировать ряд её функций. Во-первых, была реализована возможность общения: как при помощи веб-камеры и микрофона, так и в чате. Кроме того, можно было, например, оставить запись или пометку, скачать предоставленные в общий доступ файлы, получить от ведущего семинара права на правку текстового документа и внести в него изменения. Все эти инструменты направлены на реализацию эффективности совместной удалённой работы: сотрудники могут работать над одним документом, проводить совещания с участниками из разных регионов, проводить тренинги и обучение с возможностью сохранения и повторного просмотра в дальнейшем.

Далее Наталья Позднякова привела пример расчёта эффективности использования веб-конференции. Так, при примерных затратах на проезд и проживание одного сотрудника в 3 тыс. рублей без учёта командировочных и стоимости лицензии в 670 рублей экономия на поездку одного человека на конференцию составляет порядка 2,33 тыс. рублей. Участникам вебинара было предложено подставить свои данные и сделать расчет для своей компании.

В качестве ещё одного инструмента для внутрикорпоративных  коммуникаций был рассмотрен корпоративный портал, а именно решение Microsoft SharePoint, и продемонстрированы его возможности на примере собственного портала компании Elisa. Это, в первую очередь, электронный архив всей документации компании с разграничением прав доступа для отдельного сотрудника, отдела или проектной группы. Портал позволяет оптимизировать документооборот и процессы работы с документами, а также представляет собой платформу для общения как с коллегами, так и с партнёрами и клиентами, предоставив им доступ к какой-либо папке или целому сайту, где хранятся, например, договоры, материалы, программы, а также организовать форум для обсуждения важных вопросов.

Доступ к порталу может быть организован с рабочего места, из дома и с рабочего телефона. При совместной работе над документами  отпадает необходимость пересылать их по электронной почте, также есть возможность просмотреть, кто и когда внёс последние изменения, а также получать уведомления об этих изменениях. Система предполагает резервное копирование и восстановление данных. Доступ к информации осуществляется в соответствии с заданным уровнем доступа, и при отсутствии должных прав документ невозможно будет найти даже через поиск.

Портал может быть использован для автоматизации HR-отдела. Он позволяет как размещать общую информацию о компании (структуру, миссию, стратегию, логотипы и т. д.), хранить справочники (по сотрудникам, телефонам, часто используемым данным), так и организовывать работу с сотрудниками: контролировать их отсутствие, заводить личные страницы и создавать календарь с задачами и поручениями. Кроме того, портал позволяет новым работникам быстрее адаптироваться, получить всю необходимую информацию.

Ещё одним назначением портала может быть оптимизация внутренних коммуникаций. Сюда входит возможность организации подачи электронных заявок на пропуски, курьерскую доставку, канцтовары и др. Через портал можно назначать задачи и поручения и контролировать их выполнение. На портале могут размещаться ленты новостей, календари событий компании, фотогалереи, можно проводить опросы, общаться в форумах и блогах, обмениваться мгновенными сообщениями. Таким образом, портал работает на повышение эффективности бизнес-процессов, формирование корпоративной культуры, организацию коммуникаций внутри рабочих групп, консолидацию и хранение корпоративной информации, позволяет проводить обучение и тестирование персонала.

В завершении мероприятия менеджер по маркетингу компании Elisa Яна Яцемирская рассказала о применении виртуальных конференций на примере освоения региональных сегментов компанией SMC Corporation. Основанная в 1959 году в Токио, SMC Corporation, начав с производства промышленных фильтров, за короткий срок стала лидером в области пневматических технологий. На японском рынке средств автоматизации, где применяются пневматические компоненты, выпускаемые компанией, SMC занимает более 55 % рынка. Производственные предприятия насчитывают 18 заводов в Японии, 73 подразделения, более 100 дистрибуторов. В центре исследований и разработок работают более 1 тыс. конструкторов и инженеров службы технической поддержки. В Европе и Америке SMC Corporation входит в тройку ведущих производителей автоматических средств автоматизации. На мировом рынке пневмоавтоматики SMC занимает более 25 %. Объём продаж в 2008-2009 году составил $3590 млн. SMC Corporation входит в 100 крупнейших предприятия Японии и 500 крупнейших предприятий мира.

Заводы SMC, работающие во всём мире: в Японии, США, Германии, Италии, Великобритании, Сингапуре и др. странах – поставляют как стандартную продукцию для всего мира, так и специальное исполнение для национальных рынков. Политика SMC Corporation строится на наиболее полном удовлетворении потребностей заказчиков. Постоянно расширяя географию своего присутствия, руководство уделяет большое внимание повышению квалификации своих сотрудников на местах. Для обеспечения эффективного обучения своих сотрудников, без затраты денег и времени на перелёты и организацию очных тренингов, было принято решение использовать виртуальную конференцсвязь.

Яна Яцемирская отметила такой нюанс, что до того, как SMC Corporation обратилась к Elisa, она уже купила WebEx напрямую у поставщика – компании Cisco – и довольно длительное время пользовалась этим сервисом, переправляя деньги в США. В ноябре 2009 года компании стало известно, что Cisco WebEx можно купить у партнёров Cisco в России, и было принято решение подписать договор в России. Сотрудничество с российской компанией позволило SMC легко осуществлять платежи, не переводя деньги за рубеж.

«Использование решения позволило организовывать мероприятия для сотрудников из разных городов, где есть представительства компании. Находясь в Америке, Китае и Сингапуре, участники могут присоединиться одновременно к одной встрече и эффективно провести онлайн-совещание, не вставая со своего рабочего места. В режиме реального времени участники могут задавать вопросы, получать сразу ответы при помощи чата, либо используя голос. Есть возможность записать встречу и предоставить в записи, например, тренинг. Всё это поддерживает высокий уровень квалификации сотрудников SMC Corporation», – подытожила Яна Яцемирская.

Подробности

Компания Elisa, основанная в 1882 году, является ведущим оператором связи и системным интегратором в Финляндии. Представительство  компании в России с 1999 года оказывает услуги поддержки своим клиентам и партнерам на территории России и стран СНГ. Одним из основных направлений деятельности компании является внедрение новых технологий ведения бизнеса для российских компаний. В последнее время российское представительство компании сконцентрировалось на развитии на рынке системной интеграции, в частности, на оказании услуг аренды (или хостинга) приложений в соответствии с концепцией Software + Service, что является одним из основных направлений системной интеграции у игрока в Финляндии. В России компания также считает этот рынок крайне перспективным для себя (см. новость раздела «Системная интеграция» от 24 апреля 2009 г.).