ECM-система eDocLib v.2.4 представляет собой корпоративный портал для создания общего информационного пространства, организации online-взаимодействия с сотрудниками и клиентами, а также с возможностью удаленного доступа к информации. Главной особенностью системы является возможность для пользователя описать любой объект, не прибегая к процессу программирования (о выходе версии eDocLib v.2.4 см. новость раздела «ЭОС» от 12 апреля 2010 г.).
В новой версии удалось значительно улучшить быстродействие, добавить механизмы, облегчающие апгрейд, а главное – реализовать свободную маршрутизацию документов. Кроме того, в системе появилась возможность назначать индивидуальные сроки для каждого исполнителя, автоматически решать вопросы с представлением прав на документ. Стиль работы с документом радикально изменился: появились механизмы отдельного редактирования метаданных, данных и фрагментов метаданных. Благодаря этому с документом могут работать одновременно несколько пользователей, редактируя его по частям. Пользователи новой версии могут обслуживать в системе графические и видеообъекты, прикрепленные файлы любых медиаформатов. Также в системе появился специальный агент – приложение, которое работает на клиенте и обеспечивает интеграцию eDocLib с desktop-приложениями. eDocLib v.2.4 полностью управляем из любой внешней среды.
В новую версию впервые вошла конфигурация «eDocLib:Документооборот», представляющая собой полнофункциональную СЭД. Прежде всего, решение ориентировано на ведение безбумажного документооборота, и в ЭОС предполагают, что основными его потребителями станут коммерческие организации.
Относительно других продуктов ЭОС, ориентированных на обслуживание документов (СЭД «Дело» и EOS for SharePoint), стоимость владения eDocLib будет примерно в 2 раза ниже. Конфигурация «eDocLib:Документооборот» поставляется в составе eDocLib v.2.4 бесплатно.
Из истории создания системы eDocLib
eDocLib разрабатывался компанией «ЭОС» на протяжении последних нескольких лет. «Понимая перспективность этого направления, мы инвестировали свой интеллектуальный потенциал с учетом тенденций развития ИT-отрасли в мире в целом и в России в частности», – сообщают вЭОС. Первые версии решения поступили в продажу в 2008 году. Сейчас eDocLib работает, например, в Организационно-инспекторском департаменте МВД России (см. новость дайджеста раздела «Электронный документооборот» от 30 июля 2009 г.), Центральном государственном историческом архиве Республики Башкортостан (см. новость дайджеста раздела «Электронный документооборот» от 25 ноября 2009 г.) и ряде вузов, с которыми ЭОС сотрудничает в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи». Свойства конструктора, присущие системе, адаптивность и произвольная масштабируемость делают eDocLib применимой в любых организациях.
О новых возможностях системы
Ключевые технологии и функции, реализуемые с помощью eDocLib сегодня, – это управление документами, образами документов (Document Imaging), электронными записями (ERM) и данными, рабочими процессами (Workflow), веб-контентом (WCM) и мультимедиаконтентом (DAM), знаниями (Knowledge Management), а также коллективная работа (Сollaboration), пользовательские порталы и поисковые возможности. С помощью eDocLib можно работать с любыми видами информации, создавая требуемые описания данных произвольной сложности. Важное конкурентное преимущество системы – возможность с помощью интерфейса прикладного программирования, доступного практически каждому пользователю, создавать и изменять описания, настраивать конфигурацию в соответствии с меняющимися потребностями.
Основной программный код eDocLib написан с помощью Microsoft.Net, а все элементы пользовательского интерфейса – ASP.Net. Система имеет 4-звенную архитектуру. Ее составляют тонкий клиент с выполняющим всю бизнес-логику системы сервером приложений, веб-сервер (Microsoft Internet Information Server) и сервер базы данных (БД). Если прежде в качестве БД использовались исключительно продукты Microsoft, то сейчас может устанавливаться как Microsoft SQL Server 2005-2008, так и СУБД Oracle, а в перспективе – IBM DB2. В eDocLib имеется определенный слой, который изолирует базу данных от остальных уровней, что теоретически позволяет использовать любую БД. Таким образом, верхние уровни архитектуры решения полностью созданы на технологиях Microsoft, а нижние вариативны. С целью масштабирования в систему можно добавлять неограниченное число серверов приложений для повышения эффективности работы, оптимизировать базы данных. Благодаря этому у решения нет ограничений по числу пользователей и количеству данных в системе, следовательно, eDocLib можно использовать как документальный архив, большое электронное оперативное или архивное хранилище.
«eDocLib:Документооборот»
Будучи частным вариантом eDocLib, СЭД «eDocLib:Документооборот» заключает в себе все ключевые особенности системы eDocLib, такие как управление данными без программирования, поддержка полного цикла жизни данных, динамическое изменение описаний данных в процессе эксплуатации, открытость, адаптивность и интегрируемость, а также неограниченная масштабируемость и низкая стоимость владения.
С «eDocLib:Документооборот» становятся возможным создание единого портала данных организации и личного информационного пространства каждого пользователя, хранение и обработка данных, документов и неструктурированной информации, организация взаимодействия документооборота и бизнес-процессов. Система автоматизирует такие области совместной работы, как подготовка, согласование, утверждение, исполнение, публикация и обсуждение документа. Объектами «eDocLib:Документооборот» являются документы и справочники произвольной сложности. В плане управления объектами «eDocLib:Документооборот» позволяет создавать структуру объекта, его экранную и при необходимости печатную формы, приступая к немедленному использованию объекта. Доступ к данным осуществляется через «Проводник» Windows, распознавание документов – с помощью FineReader.
В «eDocLib:Документооборот» возможны несколько видов поиска документов: атрибутивный, полнотекстовый, атрибутивный и полнотекстовый, по сайту системы, на основе общих, личных и сохраненных запросов. Можно проводить персональную настройку представления результатов и применения цветовых маркеров. Подписка на документы в «eDocLib:Документооборот» происходит согласно сформулированному произвольному запросу, события отслеживаются автоматически. Уведомления, которые пользователь получает по e-mail, размещаются в личных папках.
Функционал «eDocLib: Документооборот» полностью покрывает функционал «Дело-Web» без дополнительных настроек. При использовании API на базе «eDocLib: Документооборот» можно создать рабочие места, точно повторяющие не только СЭД «Дело», но и любую другую СЭД.
Напомним, что впервые СЭД «eDocLib: Документооборот» (тогда еще под рабочим названием «Дело Live») была официально анонсирована в октябре 2009 года на конференции «Осенний документооборот – 2009» (см. новость раздела «Электронный документооборот» от 11 ноября 2009 г.).
Клиентам и партнерам
«Первоначально мы не рисковали называть eDocLib платформой и позиционировали его как замкнутый продукт, решающий определенные, запрограммированные нами задачи», – поясняет главный идеолог системы, заместитель генерального директора ЭОС Юрий Назаров. «К настоящему времени стало понятно, что это и работающий продукт, и платформа одновременно, тем более что за последний год решение сильно развилось. Система выглядит «игрушечной», но по объему кода она весьма велика. Документооборот является лишь одним из вариантов ее употребления. Однако мы понимаем, что ЭОС знают, прежде всего, как фирму, разрабатывающую решения для управленческого документооборота. Поэтому мы решили, что лучший способ подачи платформы eDocLib на рынке – сделать отдельную конфигурацию под названием «eDocLib: Документооборот». Мы не без основания рассчитываем, что те потребители, которые примут eDocLib v.2.4 сначала в воплощении «eDocLib:Документооборот», в последующем пожелают использовать eDocLib более широко», – резюмировал Юрий Назаров.
заместитель генерального директора компании ЭОС Юрий Назаров.
Юрий Викторович, в силу каких обстоятельств была начата работа над системой?
- Если большинство наших продуктов начинались с конкретного заказа, то в создание eDocLib вложены наши собственные инвестиции. К моменту старта разработок у нас созрело осознание того, что подобное предложение обязательно будет востребовано потребителем. Уверенность в этом сегодня ещё больше окрепла: преимущества eDocLib, может быть, пока не всем очевидны по тем или иным причинам, но, как говорится, «аппетит приходит во время еды».
В чем основные отличия eDocLib от ранее выпущенных продуктов ЭОС и других присутствующих на российском рынке СЭД?
- Это первый разработанный ЭОС продукт, который служит для управления знаниями организации в целом. Представьте, что существуют некие понятия, которые описываются документами, но не воспринимаются как документы в привычном в контексте СЭД смысле этого слова: например, сообщения об ошибке в службе ИТ-поддержки, нормативные документы, инструкции. Между тем они, наряду с «обычными» документами, накапливаются в процессе жизнедеятельности любой организации и составляют определенный объем знаний.
eDocLib рассчитан как раз на то, чтобы систематизировать любые знания. При этом все виды документов внутри системы обслуживаются единообразно.
Именно в этой гибкости продукта – его основное конкурентное преимущество.
Конечно, на рынке есть и другие столь же гибкие решения, но принципиальная разница заключается в том, что eDocLib не требует от вас навыков программирования. Управление базами данных в eDocLib происходит с помощью «мышки», то есть пользователь может сам настроить удобный для своего восприятия вид представления документов.
С другой стороны, eDocLib – это платформа для разработки приложений. Профессиональный программист может полностью ее переписать, переделать всю логику работы, используя только API. Допустим, если какие-то операции неудобно проводить с помощью тонкого клиента, можно силами специалистов заказчика написать толстого клиента, открыв, таким образом, на узких участках более удобные рабочие места.
Какие компании, по предварительным оценкам, более всего заинтересуются решением – на какую целевую аудиторию оно рассчитано?
- Мы ориентируемся, прежде всего, на коммерческие организации, хотя и госкомпании, уверен, тоже найдут ему применение и подтверждения тому уже есть. Мы не делаем предположений о целевой аудитории по отраслям промышленности и областям деятельности: с документами работают все, систематизацией знаний интересуются все. Единственный нюанс – коммерческие организации легче, нежели государственные, переходят на безбумажные технологии, а eDocLib и «eDocLib:Документооборот» ориентированы, прежде всего, на них, хотя и имеют некоторые элементы обслуживания бумажного документа. Полагаю, что госструктуры будут заинтересованы в eDocLib в первую очередь как в хранилище знаний. Продвигать eDocLib первое время ЭОС планирует с помощью партнёров, имеющих хорошо развитую клиентскую базу, понимающих потребности заказчиков и способных настроить систему под эти потребности.
Каков планируемый уровень цен на продукты? Когда компания предполагает вернуть инвестиции?
- Относительно других продуктов, ориентированных на обслуживание документов – СЭД «Дело» и EOS for SharePoint, – eDocLib будет дешевле примерно в 2 раза. Решение о назначении более низкой цены оправдано тем, что мы рассчитываем на более широкую продажу eDocLib. Инвестиции уже сейчас отчасти вернулись за счет прошлых внедрений eDocLib. Полагаю, что в 2010 году, несмотря на относительно невысокую стоимость eDocLib, мы уже окажемся в плюсе. Что касается «eDocLib: Документооборот», то поскольку это всего лишь один из обликов системы eDocLib и для его создания не требовалось программирование, покупатель eDocLib v. 2.4 получает его бесплатно в виде файла, который можно в любой момент загрузить и получить из eDocLib облегченный аналог СЭД «Дело».
Кстати, как ЭОС позиционирует eDocLib относительно других упомянутых СЭД?
- СЭД «Дело» нужна организациям с развитым управленческим аппаратом, который есть не везде. Если поток входящих и исходящих документов в организации настолько интенсивен, что требует отдельного обслуживания, стоит становиться на СЭД «Дело». Если в документообороте процент служебных документов невысок и сверхпроизводительность не нужна, но число классов документов астрономическое, и оно растет – на таком предприятии незаменим eDocLib, который к тому же работает в любой ОС и с любыми базами данных. Функционал eDocLib, как я уже сказал, ориентирован на очень широкий круг потребителей, выбор «за или против» будет, скорее, делом вкуса, а не вопросом потребностей. Отмечу, кстати, что по моим наблюдениям функциональные возможности той или иной системы – один из важных аспектов продажи, но далеко не всегда решающий. EOS for SharePoint теоретически тоже хорош для любой организации, в этом они с eDocLib схожи. Из этих двух решений, я думаю, EOS for SharePoint выберут клиенты, ориентированные на технологии Microsoft, а также те, кому важно интенсивное общение в процессе работы, т. к. collaboration в EOS for SharePoint мощнее. eDocLib мощнее в плане описания объектов, скорости работы, кроме того, оно может оказаться удобнее для тех компаний, где уже есть специалисты по продуктам Oracle или IBM.
Можно ли узнать о планах ЭОС по дальнейшему развитию eDocLib?
- Мы планируем провести интеграцию eDocLib с Microsoft Workflow, а также создать систему автоматизации бизнес-процессов, которая позволит автоматизировать в eDocLib функции любой сложности. В дальнейших планах – создание ряда интеграционных модулей – с «1С», некоторыми ERP-системами, конкретными конфигурациями, наиболее важными для наших партнеров. Также панируем кардинально сменить платформу интерфейса: сделать современный интерфейс, сохраняя тонкого клиента, позволяет платформа Microsoft SilverLight. Это решит проблемы быстрого ввода данных и кросс-платформенности в плане браузеров, откроет возможности работы в eDocLib с мобильного клиента. Новый продукционный код eDocLib поступит в продажу в мае-июне 2010 года.
В следующей версии eDocLib – 2.5, которая выйдет летом 2010 года, появится возможность создавать пространства рабочих групп, а также будет реализован мощный инструмент подписки на выбранный спектр документов: как только с документами заданного класса произойдут какие-либо события, подписчик получит уведомление по электронной почте.
Подчеркну, что развивать eDocLib мы намерены высокими темпами, тем более что система позволяет проводить независимые разработки отдельных фрагментов и новых версий.