Процессное управление для дела. ЭОС переводит СЭД на новый уровень

Система «Дело», флагманская разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее ведение электронного документооборота организации. Это первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. Первая версия системы была выпущена в 1996 году. В настоящее время «Дело» используют 2 тыс. компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 тыс. Шестнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «Дело». Сегодня СЭД «Дело» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

О выходе новой версии СЭД «Дело» – 8.9.9 – ЭОС сообщила в конце марта 2009 года. В систему был внесен ряд доработок исходя из пожеланий клиентов ЭОС. «В условиях стремительного развития сферы информационных технологий и быстро меняющихся потребностей рынка, в частности рынка автоматизации документооборота, одной из приоритетных задач компании ЭОС является постоянное совершенствование своих программных продуктов. Потребности и пожелания клиентов компании играют здесь первоочередную роль. Благодаря клиент-ориентированному подходу сегодня СЭД «Дело» представляет собой гибко настраиваемый продукт, обладающий широкими возможностями для адаптации под особенности практически любой организации», – сообщается на сайте разработчика.

Наиболее интересным нововведением в СЭД «Дело» является подсистема «Управление процессами», также созданная с учетом пожеланий клиентов ЭОС, у большинства из которых как в коммерческом, так и в государственном секторе поставлена задача по обеспечению высокой технологичности при выполнении типовых документационных процедур.

Подсистема «Управление процессами» является принципиально новым предложением ЭОС. Модуль «Управление процессами» предоставляет платформу и инструментарий для разработки и выполнения процессов, автоматизирующих работу с документами в системе «Дело», в соответствии с требованиями и регламентами конкретной организации. Процессы позволяют задавать маршруты движения документов, реализовывать дополнительные правила регистрации документов, управлять процессом согласования проектов документов, осуществлять взаимодействие с другими системами. Подсистема обеспечивает синхронизацию процесса обработки документов по времени и по событиям, она способна сочетать элементы жесткой и свободной маршрутизации электронных документов. В состав подсистемы «Управление процессами» также входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над данными в системе «Дело», и стандартные процессы согласования.

Преимущества использования автоматизирования процесса согласования так же очевидны, как в любом виде деятельности. После процессной автоматизации исполнитель видит регистрационный документ, вносит реквизиты в регистрационную карточку, но специфики регламента может и не знать. Это особенно важно при работе с документами, для маршрутизации которых единого для всех организаций регламента быть не может. Например, нельзя написать универсальный регламент для согласования договоров. Как рассказали в ЭОС, например, у одного из клиентов для автоматизации согласования договоров в систему пришлось внести порядка 3-4 показателей: сумма договора, типизированность (типовой или нет), тема договора, направление и регион. От этих показателей зависит число лиц, которым договор должен быть отправлен на согласование – их может быть от 7 до 15 человек. И регистратору совершенно не обязательно помнить правила, по которым он должен выбрать этих специалистов из нескольких десятков. Очевидно, что такие специфические правила не могут быть использованы ни в какой другой организации.

На развитие системы «Дело» в этом направлении повлиял накопленный опыт работы компании ЭОС с электронным документооборотом, а также тот факт, что системы делопроизводства теперь все чаще «доходят» до топ-менеджмента, тогда как раньше с ними работали в основном их секретари или ассистенты. «В каждой организации существует регламент, описывающий действия, которые должны происходить с конкретным типом документов. До сих пор все эти правила обязан был знать специалист, занимающийся регистрацией документов, и несоблюдение этих правил, например, по невнимательности, могло повлечь за собой серьезные последствия для организации. Процессная автоматизация существенно облегчает работу регистратора, минимизирует его временные затраты на осуществление монотонных операций и сводит к минимуму возможность ошибок. Тем более это важно, если в делопроизводстве участвуют топ-менеджеры, для которых знания регламентов совершенно необязательны, а скорее всего обременительны», – поясняет Дмитрий Юдин, начальник отдела базового и специального ПО компании ЭОС.

Подсистема «Управления процессами» реализована на базе Microsoft Workflow Foundation – стандартной исполняющей среды, входящей в Microsoft NET Framework, начиная с версии Microsoft NET Framework 3.0. Физически подсистема состоит из следующих компонентов: сервис управления процессами, хранилище данных процессов, приложение конфигурирования и мониторинга исполнения процессов. «Исторически сложилось так, что работы с Workflow Foundation 3,0 в ЭОС велись с момента выхода продукта, то есть с 2007 года. Первый год специалисты ЭОС осмысляли его возможности, еще полгода – перспективы стыковки разработок на его базе и системы «Дело». В результате мы начали использовать версию 3,5, в которой по сравнению с 3.0 появилось несколько улучшений, хотя и нерадикального характера», – рассказывает Дмитрий Юдин.

Как уже указывалось, подсистема «Управления процессами» включена в стандартный комплект поставки новой версии платформы «Дело». Работа по развитию и продвижению модуля среди клиентов в основном лежит на партнерах. «Было бы неверным полагать, что если инструмент стал доступен, то он сразу же станет широко востребованным. У всех наших партнеров огромное количество работ по текущим заказам, а подсистема процессного управления ориентирована на совершенно новый для нас пласт рынка. Несмотря на это, ряд партнеров уже обращались к нам с запросами, которые, как правило, касаются согласования проектных документов, написания и отладки процессов. К концу лета ЭОС подготовит для партнеров обучающий курс по продукту, после прохождения которого обученный специалист сможет писать собственные процессы и настраивать типовые процессы под нужды заказчиков», – сообщает Дмитрий Юдин.

В дальнейшем ЭОС намерен расширять функциональность подсистемы, увеличивать количество стандартных процедур, реализованных в подсистеме, а также наращивать клиентскую часть системы «Дело» в сторону взаимодействия с процессами. Еще один момент – отладка обратного взаимодействия. «Процесс должен иметь возможность «задать» пользователю вопрос. Это можно осуществить разными способами, например, послать запрос по электронной почте, как это было реализовано в демопримере, или посредством внесистемного взаимодействия. Однако если пользователь постоянно работает в СЭД «Дело», то должна быть возможность получать все данные в единой интегрированной среде», – делится планами Дмитрий Юдин.